MEJORES PRACTICAS
Antes de ir al tema en cuestión, hablemos primero de las «Mejores o Buenas Prácticas»; primero que nada tenemos que definirlas, veamos esta sencilla definición: para un determinado contexto se realizan una serie de acciones bien definidas y documentadas que dan como resultado una buena calificación del servicio; y se espera que en contextos similares se obtengan también las buenas calificaciones del servicio. Un ejemplo práctico de que «las mejores prácticas» funcionan es la existencia de las Franquicias.
Se ha asociado que para ejecutar estas prácticas se ligan al uso de herramientas de TI (Tecnología de la Información), por lo que invariablemente pueden llegar a depender de la época, ola tecnológica, moda y hasta del impacto en la industria por parte de algún o algunos fabricantes de TI.
ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
Dentro de lo que hemos comentado en los DOMINIOS DE LA TI, existe uno al cuál aspiran muchas organizaciones y que va ligado con el contexto de las mejores prácticas; el BPM (Administración de los Procesos de Negocio); ya que se maneja la idea de que podemos actuar en base a procesos definidos por las mejores prácticas y evolucionar de ser solamente funcional.
En las organizaciones se suelen mencionar flujos, procesos, procedimientos de manera indistinta; con base a la experiencia y conocimiento de cada persona, pero ya en la práctica y experiencia de años de expertos en el tema han venido haciendo algunas diferencias, sin ser necesariamente concluyentes ya que en TI todo evoluciona y cambia:
| FLUJOS |
PROCESOS |
| Se orienta en la automatización de actividades colaborativas, cooperativas y de coordinación. |
Se orienta en actividades complejas de la organización que requieran estrictos controles, explotación de la información generada, integración entre diferentes sistemas y hasta manejo de indicadores (KPI) |
| Son básicamente acciones entre personas. Se controla algo que ya está en práctica y se busca la mejora continua. |
Son acciones entre personas, sistemas y externos. Permite la optimización y mejora continua. |
| En la práctica se hace un diagrama y se define la herramienta para automatizar y sólo se administra. |
En la práctica se diagrama, se modela, se simula, se lleva a producción y se puede monitorear. |
| Básicamente se involucran los usuarios y el implementador o administrador (TI). |
Se involucran varios perfiles: el usuario, el modelador, el analista o arquitecto de procesos, el analista financiero, el o los constructores (programadores) y el implementador y/o administrador. |
| En el diagrama se usan reglas de enrutamiento (revisado, autorizado, publicado, hasta algún valor de alguna variable o metadato con lógica básica). |
Aquí se utiliza inclusive un Dominio de la TI, BRMS Administrador de Reglas de Negocio. Se manejan conceptos como Tareas Humanas, Tareas Automáticas, Mediaciones, Integraciones, Conectores. Pueden haber tareas complejas de programación. |
| Requerimientos de infraestructura básico generalmente no muchos usuarios. |
Requerimientos fuertes de infraestructura y seguridad, servidores, controles de acceso, integraciones. Soporta gran cantidad de usuarios, fuerte procesamiento o grupos de usuarios. |
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Nos podemos dar cuenta que los Flujos de Trabajo es un nivel de entrada a buscar la automatización de los procesos de las organizaciones ya que no son complejas las implementaciones de los mismos, y se pueden utilizar herramientas de bajo costo con el límite que implica. En cambio para los Procesos de Negocio se requiere un mayor esfuerzo de la organización que se justifica por la complejidad del mismo, ya que se busca que cada rol involucrado haga la función que le corresponde:
– El usuario es el dueño del proceso, por lo que es importante que aprenda a diagramarlo y darle mantenimiento.
– El analista o arquitecto conoce ambos medios, el del usuario y el de sistemas, conoce de capacidades y necesidades y por lo tanto puede hacer diseños orientados a servicios, que es el nuevo paradigma para hacer mas con menos.
– Entre el analista y el usuario pueden hacer simulaciones para ver con precisión si su diseño es funcional o se deben hacer ajustes en el proceso, además el analista financiero se involucra para ver cuestiones de costos en el proceso y ver el retorno de la inversión (ROI).
– Una vez autorizado el proceso se somete a construcción, ya sea con implementadores y/o programadores, para pasar por los etapas de CMMI, Moprosoft, TMMI.
– Salida a Producción y Monitoreo por parte de los administradores. Recomendable tener ITIL en Producción.
TECNOLOGIA
Para configurar Flujos de Trabajo, ya lo indicamos es relativamente sencillo, configurar estados (aprobado, revisado, autorizado), configurar usuario, grupos, roles y su jerarquía y finalmente si la herramienta lo permite notificaciones o lógicas simples, como son fechas, días transcurridos y acciones. Los flujos editoriales son entre personas para crear, revisar y publicar contenidos al Web (WCM).
Para herramientas de automatización de Procesos de Negocio (BPM) lo primero que identificamos al existir varios roles es que, para cada rol, pueden llegar a existir herramientas particulares. La aplicación del usuario, del analista, de los constructores, de producción. Por los mismo lo primero en lo que se tuvieron que poner de acuerdo es que debe existir una NOTACION estándar entre estas herramientas, de ahí que en el mercado surgieron varios estándares, BPMN, XPDL y BPEL, en el apartado de DOMINIO DE BPM hablamos y desglosamos lo que significan estas notaciones. En este post no discutiremos sobre los estándares ya que lo que nos interesa es identificar mas bien cuando se usan flujos y cuando automatización de procesos.
IT Directions Digest 