Tableros de Control, Reportes y la Toma de Decisiones.

NECESIDAD

La actual dinámica de la sociedad ha provocado que las operaciones en las organizaciones exijan versatilidad y rapidez en sus ajustes y cambios de las mismas, situaciones como: – Mejorar las ventas – Detectar desviaciones en los servicios o productos que entregamos – Generar oportunidades – Analizar riesgos – Cumplimiento de leyes, acuerdo o términos de contratos – Detectar nuevos mercados – Mejorar la productividad – Avances – Mejorar la eficacia y la eficiencia – Atención a Clientes – Analizar comportamientos y tendencias nos obligan a que la INFORMACION que necesitamos esté a la mano para la TOMA DE DECISIONES mas adecuada para los resultados esperados. Esa INFORMACION ¿donde está?, ¿cómo la exploto?, ¿cuando se obtuvo?, ¿quién lo debe hacer?, y un conjunto mas de preguntas que nos podemos hacer.

SOLUCION

Recordemos que los «Sistemas» no son una solución per se. Los sistemas son herramientas, la solución siempre es la combinación humano-herramienta que nos proporcione la INFORMACION que necesitamos para esa TOMA DE DECISIONES. Por lo que para tener la INFORMACION (Tableros de control y reportes que nos muestren los INDICADORES analizados que necesitamos) debemos tomar cuenta todas las etapas implicadas en la recopilación, procesamiento, almacenamiento, limpieza y calidad de datos para lograr nuestro objetivo. En la parte humana debemos contemplar la existencia de una cultura organizacional y la identificación de perfiles que serán claves. Dentro de la Ciencia de la Tecnología de la Información (TI) existe un Area o Dominio que se enfoca en proporcionar una alternativa de solución; se llama INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (del inglés BI-BUSINESS INTELIGENCE). El Dominio de BI interactúa con las demás Areas o Dominios de la TI por las etapas que ya comentamos, por lo que interactuar con ERP, CRM, BPM, ECM será necesario.

MEJORES PRACTICAS BI

Lo volvemos afirmar, en la TI lo único estático es la evolución y cambio; la TI es una ciencia en donde cada vez existen mas datos de forma electrónica; por lo tanto se espera que existan mas y mejores REPOSITORIOS de datos, documentos y archivos; y por otro lado, alrededor de los repositorios los procesos automatizados que los alimenten y exploten. Dentro de todo esto se debe realizar una «alquimia» que nos permita obtener los INDICADORES CLAVES (KPI) para lograr el éxito. Todos esos procesos tienen dos perspectivas la del NEGOCIO y la de TI.  Por lo que la aplicación de una metodología será clave en el éxito de nuestro proyecto, de momento las metodologías evolucionan a la par de las definiciones y alcances de las herramientas, aunque ya existen esfuerzos por divorciar esta situación y permitir que las mejores prácticas obtenidas a partir de la metodología sea autónoma de las herramientas utilizadas y seguir el camino de la ciencia.

TERMINOS A ENTENDER.

La Inteligencia de Negocios (BI – Business Intelligence), así como todas las Areas o Dominio de TI lleva anexo su conjunto de mejores prácticas; y dentro de ellas se hacen menciones a una serie de términos que son importantes poder entender para que desarrollemos la Inteligencia de Negocios en nuestra organización.

Repositorios de Datos – Es toda aquella infraestructura en donde reposan los datos electrónicos, podrán sea bases de datos, file systems y otros. Almacén de Datos (Data Warehouse) – No es buena práctica meterse a los datos de producción para hacer la Inteligencia de Negocios, se debe construir otro repositorio para tal objetivo, un Almacén de Datos o DataWarehouse. A su vez el Almacén de Datos se construye siguiendo las prácticas de ETL (Extracción, transformación y carga); ETL es otra Area o Dominio de la TI que también a su vez involucra los conceptos de Calidad de Datos. Indicadores – Con este concepto se a etiquetado al fundamento para la construcción de los reportes y tableros, de hecho se ha creado una área o dominio en la ciencia de la TI para estudiarlo y se llama KPI (Key Performance Indicators – Indicadores Clave de Rendimiento). La práctica mas aceptada en el manejo de indicadores se refiere a METAS y GASTO; aunque ya dependiendo del área de la organización podemos ir identificando las mejores definiciones de identificadores que comúnmente se usan. Tableros de Control – También llamados en el entorno como dashboards o scorecards, en estricto sentido tienen propósitos diferentes unos son más dinámicos que otros, es decir, mientras que los tableros la actualización  es frecuente, hasta podría ser en línea; los scorecards se piensan para actualizaciones periódicas, semanal, mensual, bimestral. Esta es una primer aportación que irá creciendo de acuerdo a las dudas y participaciones que se vayan teniendo.