Flujos de trabajo, Flujos Editoriales, Automatización de Procesos; el qué, cómo, donde, cuando y con quién…

MEJORES PRACTICAS

Antes de ir al tema en cuestión, hablemos primero de las «Mejores o Buenas Prácticas»; primero que nada tenemos que definirlas, veamos esta sencilla definición: para un determinado contexto se realizan una serie de acciones bien definidas y documentadas que dan como resultado una buena calificación del servicio; y se espera que en contextos similares se obtengan también las buenas calificaciones del servicio. Un ejemplo práctico de que «las mejores prácticas» funcionan es la existencia de las Franquicias.

Se ha asociado que para ejecutar estas prácticas se ligan al uso de herramientas de TI (Tecnología de la Información), por lo que invariablemente pueden llegar a depender de la época, ola tecnológica, moda y hasta del impacto en la industria  por parte de algún o algunos fabricantes de TI.

ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

Dentro de lo que hemos comentado en los DOMINIOS DE LA TI, existe uno al cuál aspiran muchas organizaciones y que va ligado con el contexto de las mejores prácticas; el BPM (Administración de los Procesos de Negocio); ya que se maneja la idea de que podemos actuar en base a procesos definidos por las mejores prácticas y evolucionar de ser solamente funcional.

En las organizaciones se suelen mencionar flujos, procesos, procedimientos de manera indistinta; con base a la experiencia y conocimiento de cada persona, pero ya en la práctica y experiencia de años de expertos en el tema han venido haciendo algunas diferencias, sin ser necesariamente concluyentes ya que en TI todo evoluciona y cambia:

FLUJOS	PROCESOS
Se orienta en la automatización de actividades colaborativas, cooperativas y de coordinación.	Se orienta en actividades complejas de la organización que requieran estrictos controles, explotación de la información generada, integración entre diferentes sistemas y hasta manejo de indicadores (KPI)
Son básicamente acciones entre personas. Se controla algo que ya está en práctica y se busca la mejora continua.	Son acciones entre personas, sistemas y externos. Permite la optimización y mejora continua.
En la práctica se hace un diagrama y se define la herramienta para automatizar y sólo se administra.	En la práctica se diagrama, se modela, se simula, se lleva a producción y se puede monitorear.
Básicamente se involucran los usuarios y el implementador o administrador (TI).	Se involucran varios perfiles: el usuario, el modelador, el analista o arquitecto de procesos, el analista financiero, el o los constructores (programadores) y el implementador y/o administrador.
En el diagrama se usan reglas de enrutamiento (revisado, autorizado, publicado, hasta algún valor de alguna variable o metadato con lógica básica).	Aquí se utiliza inclusive un Dominio de la TI, BRMS Administrador de Reglas de Negocio. Se manejan conceptos como Tareas Humanas, Tareas Automáticas, Mediaciones, Integraciones, Conectores. Pueden haber tareas complejas de programación.
Requerimientos de infraestructura básico generalmente no muchos usuarios.	Requerimientos fuertes de infraestructura y seguridad, servidores, controles de acceso, integraciones. Soporta gran cantidad de usuarios, fuerte procesamiento o grupos de usuarios.

Nos podemos dar cuenta que los Flujos de Trabajo es un nivel de entrada a buscar la automatización de los procesos de las organizaciones ya que no son complejas las implementaciones de los mismos, y se pueden utilizar herramientas de bajo costo con el límite que implica. En cambio para los Procesos de Negocio se requiere un mayor esfuerzo de la organización que se justifica por la complejidad del mismo, ya que se busca que cada rol involucrado haga la función que le corresponde:

– El usuario es el dueño del proceso, por lo que es importante que aprenda a diagramarlo y darle mantenimiento.

– El analista o arquitecto conoce ambos medios, el del usuario y el de sistemas, conoce de capacidades y necesidades y por lo tanto puede hacer diseños orientados a servicios, que es el nuevo paradigma para hacer mas con menos.

– Entre el analista y el usuario pueden hacer simulaciones para ver con precisión si su diseño es funcional o se deben hacer ajustes en el proceso, además el analista financiero se involucra para ver cuestiones de costos en el proceso y ver el retorno de la inversión (ROI).

– Una vez autorizado el proceso se somete a construcción, ya sea con implementadores y/o programadores, para pasar por los etapas de CMMI, Moprosoft, TMMI.

– Salida a Producción y Monitoreo por parte de los administradores. Recomendable tener ITIL en Producción.

TECNOLOGIA

Para configurar Flujos de Trabajo, ya lo indicamos es relativamente sencillo, configurar estados (aprobado, revisado, autorizado), configurar usuario, grupos, roles y su jerarquía y finalmente si la herramienta lo permite notificaciones o lógicas simples, como son fechas, días transcurridos y acciones. Los flujos editoriales son entre personas para crear, revisar y publicar contenidos al Web (WCM).

Para herramientas de automatización de Procesos de Negocio (BPM) lo primero que identificamos al existir varios roles es que, para cada rol, pueden llegar a existir herramientas particulares. La aplicación del usuario, del analista, de los constructores, de producción. Por los mismo lo primero en lo que se tuvieron que poner de acuerdo es que debe existir una NOTACION estándar entre estas herramientas, de ahí que en el mercado surgieron varios estándares, BPMN, XPDL y BPEL, en el apartado de DOMINIO DE BPM hablamos y desglosamos lo que significan estas notaciones. En este post no discutiremos sobre los estándares ya que lo que nos interesa es identificar mas bien cuando se usan flujos y cuando automatización de procesos.

Quiero ser un profesional de las TI, especializado en el dominio de ECM I

Ya que tocamos el tema de lo que un Profesional de  las TI debe hacer, además de tener un título profesional, ahora veamos que puede hacer un profesional de las TI para especializarse en el dominio de ECM. En primer lugar, ¿por qué especializarse en ECM? Bueno, según el reporte Latin America Semiannual Content Management
Applications Tracker publicado por IDC el mercado de ECM en México en el 2012 representó ingresos por un total de 26 millones de USD, que es 15% mayor al total del 2011; estas cifras en términos de empleo y puestos disponibles pueden corroborarse al buscar en cualquier bolsa de trabajo en línea por las palabras clave «Documentum», «FileNet», «SharePoint», «Alfresco» o «WebCenter», que corresponden a los nombres de los productos de los competidores principales en este segmento. Si bien es cierto que la cantidad de plazas disponibles no se compara con los resultados arrojados por una búsqueda con palabras clave como «Java», «Oracle» o «Unix», es importante señalar que el dominio de ECM, así como el de ERP o CRM, es un dominio especializado que tiene su terminología, mejores prácticas y roles específicos donde la experiencia y la especialización son bien remunerados.

Ahora, ¿qué es ECM? Bueno, que mejor forma de responder a esa pregunta que utilizando la definición de la Association for Information and Image Management (AIIM), que es el organismo que agrupa a 169 proveedores de la industria, incluyendo los principales líderes de reportes como el cuadrante mágico de Gartner o la ola de Forrester: Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizados para capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenido y documentos relacionados con los procesos de negocio de las compañías y organizaciones. Estas herramientas y estrategias permiten la administración de la información no estructurada, donde quiera que esta exista (traducción cortesía de los autores). Y después de la definición empecemos con los recursos que les permitirán ser especialistas en este dominio.

Recursos para especializarse en ECM

Antes de iniciar tenemos que hacer dos consideraciones, la primera es que todos los recursos que recomendaremos serán de acceso gratuito, muy útiles, pero con limitaciones respecto a la capacitación formal que ofrece alguno de los proveedores del mercado (tal vez con excepción de Microsoft), la segunda es que la mayoría de los recursos, está en inglés, por lo que será necesario conocimiento de este idioma para sacar provecho de ellos. Hechas la consideraciones habrá que iniciar dominando los términos y prácticas principales, y la mejor forma de hacer esto es por medio del material que el AIIM a puesto a disposición como preparación para convertirse en Certified Information Professional, este material consiste en una serie de videos que abordan de manera introductoria los temas del acceso, uso, captura, administración, colaboración, distribución, aseguramiento, preservación, arquitectura, sistemas, planeación  e implementación de la información no estructurada. Una vez terminada esta serie de videos es posible presentar el examen correspondiente, el cual tiene un costo de aproximadamente USD $265; además de esta certificación el AIIM cuenta también con certificaciones en los dominios de ECM, BPM y Taxonomía y metadata, entre otros.

Una vez que tenemos los conceptos básicos vamos a los recursos por proveedor:

• Microsoft pone a disposición de manera gratuita la Microsoft Virtual Academy (MVA), en donde puedes encontrar cursos y sesiones en vivo o grabadas organizadas por tema, como desarrollo de aplicaciones, virtualización, administración y seguridad, Business Inteligence, o por producto, como los relacionados a Windows, SQL Server o Visual Studio. Respecto al dominio de ECM hay cursos de SharePoint version 2010 y 2013, así como sesiones grabadas acerca de los procesos de condiguración, desarrollo, migración y actualización. Además de la MVA está el portal Technet, el cual es un punto de entrada a la documentación de los productos de Microsoft, descarga de software para evaluación, laboratorios virtuales, blogs, foros, Wikis e eBooks; es en más de un sentido la fuente de información correcta para resolver dudas o ampliar conocimiento, no solo en el dominio de ECM, si no en todos los productos de este compañía.
• IBM también pone a disposición de todo el mundo de manera gratuita la documentación de todos sus productos, incluyendo aquellos que pertenecen al dominio de ECM, su portal de soporte sin necesidad de registrarse y en distintos idiomas como español, portugués y, desde luego, en inglés. Un recurso más relacionado a la documentación son los Redbooks, que son publicaciones gratuitas y extensas acerca de alguno de los productos o prácticas de IBM y que abordan a gran detalle su arquitectura, funcionalidad y mejores prácticas de implantación, como el de IBM FileNet Conten Manager. Finalmente está la comunidad virtual IBM developerWorks, donde hay foros, blogs, wikis e información diversa publicada y compartida por distintos profesionales, tanto externos como de IBM; claro está existe una sección destinada al dominio de ECM.

En una entrega posterior abordaremos los recursos de otras empresas como EMC, Alfresco y Perceptive Software, mientras tanto, ¿qué opinan de estos recursos?  ¿son suficientes? ¿conocen algún otro relacionado con el tema? Esperamos sus comentarios.